打開電腦，打開 IE瀏覽器，登錄辦公系統(tǒng)，查看代辦事宜，這已經(jīng)成為水表公司員工每天上班坐到辦公桌前的一個(gè)習(xí)慣性動(dòng)作，大家登錄的辦公系統(tǒng)就是我們公司使用的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)，現(xiàn)在公司的同事已經(jīng)熟悉了這種信息傳遞和交流的方式。

 

        回想當(dāng)初實(shí)施協(xié)同辦公系統(tǒng)的時(shí)候，真是感慨良多。在去年年末的時(shí)候公司將辦公管理信息化提上了工作日程，決定使用辦公軟件來進(jìn)行企業(yè)的內(nèi)部管理。使用初期，在實(shí)施人員的協(xié)助下很快完成了系統(tǒng)的初始化設(shè)置的工作，共設(shè)設(shè)置了 30多個(gè)工作流程，每個(gè)流程表單和流程節(jié)點(diǎn)路徑我們都和各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通確保準(zhǔn)確無誤。在剛開始試用系統(tǒng)的時(shí)候，由于員工剛接觸系統(tǒng)不知道怎么使用徒增很多工作量，員工出現(xiàn)了一些抵觸情緒，但經(jīng)過一段時(shí)間的使用，這種情緒基本消失了。

 

        我們和實(shí)施人員進(jìn)行多次溝通和協(xié)商后，決定先讓大家開始使用幾個(gè)重要的流程，比如常用的加班、請(qǐng)假、傳真代發(fā)、工作交辦、交流溝通等流程，并且由部門主管督促員工使用協(xié)同辦公OA系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)管理員及時(shí)檢查公司電腦，確保每臺(tái)電腦都能夠正常登陸協(xié)同辦公OA系統(tǒng)，確保每個(gè)部門都有一至兩名員工對(duì)系統(tǒng)使用熟悉，從而帶動(dòng)其他人員的使用。

 

        當(dāng)這樣實(shí)行一段時(shí)間后，自動(dòng)辦公系統(tǒng)的使用情況明顯改善，員工在談話中都經(jīng)常會(huì)提到“流程”、“待辦事宜”、“工作流”等等這些系統(tǒng)中的名稱，可以看出系統(tǒng)的使用已經(jīng)逐漸滲透到員工的工作中，現(xiàn)在協(xié)同辦公系統(tǒng)已經(jīng)將大家緊密的聯(lián)系在一起，在這個(gè)虛擬的辦公室里，領(lǐng)導(dǎo)通過工作交辦流程可以輕松處理日常事務(wù)，部門主管通過工作匯報(bào)流程可以掌握下屬的工作情況，員工可以通過討論溝通流程高效的相互協(xié)作，協(xié)同辦公系統(tǒng)已經(jīng)成為大家依賴和習(xí)慣使用的辦公工具。

這套自動(dòng)辦公OA系統(tǒng)的功能我們還只是用到一小部分，還有很多功能模塊我們正在開發(fā)利用，比如車間工人的計(jì)件工資問題、各部門工作報(bào)表的審核等等，我們已經(jīng)開始推廣系統(tǒng)其他模塊和更深入的應(yīng)用，有了第一次系統(tǒng)推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于這次推廣我們有很大的信心，相信一定能讓整個(gè)企業(yè)的工作效率得到最大的提高。

 

（無錫水表有限責(zé)任公司 馮麗娜 訊）